Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров план. Служба документационного обеспечения управления. Документационного обеспечения организационного управления

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации

Деятельность любой современной организации полуфункциональна и требует от ее руководителей понимания целостности и, одновременно, разноплановости направлений деятельности. Однако во всех случаях основная задача менеджмента организации - управление ресурсами, одним из которой является информация, а применительно к деятельности по документационному обеспечению управления - документационная информация. Очевидно, что ни одно из управленческих решений не может обойтись без этого ресурса, который состоит из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся между собой и с внешним миром, и определят информационную среду организации. Поскольку документационное обеспечение имеет прикладное, т.е. практическое значение, то и ее структура непосредственно связана с функциональной структурой организации.

Служба ДОУ: задачи, функции, место в системе управления организации

Основным элементом системы ДОУ организации является специально создаваемая служба ДОУ, основной задачей которой является организация, руководство деятельностью, координация, контроль и реализации работ по документационному обеспечению управления. В небольших организациях, где создание специального структурного подразделения не представляется возможным, выделяются сотрудники, обеспечивающие реализацию этих задач. При создании подразделений, выполняющих функции службы ДОУ, должны учитываться объем документооборота, штатная численность, трудозатраты на конкретные виды работ, наличие информационных технологий и др. Наименования и структура таких подразделений может быть разнообразными, в зависимости от условий конкретной организации: отдел ДОУ, канцелярия, Управление делами и проч. В настоящее время традиционно подразделения, реализующие функции службы ДОУ в организации, являются и носителями культуры применения новых информационных технологий в данной отрасли управления, что находит отражение в перечне реализуемых задач и функций, фиксируемых в положениях о данных структурных подразделениях.

В соответствии с положениями Государственной Системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) задачами службы ДОУ являются:

Обеспечение и контроль соблюдения требований нормативно-методических документов по ДОУ в организации;

Совершенствование форм и методов работы с документами;

Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

Организация и обеспечение функционирования информационно-поисковых систем;

Организация и обеспечение функционирования систем контроля исполнения;

Обеспечение организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организации;

Сокращение документооборота, количества форм документов;

Разработки и внедрение внутренних нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;

Разработка и внедрение систем ДОУ с использованием прогрессивных информационных технологий.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля над правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

Обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

Разработка и проектирование бланков документов;

Разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

Организация контроля над работой с документами в структурных подразделениях; - разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины;

Осуществление контроля над правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

Организация работы архива в соответствии с требованиями федеральных правовых и нормативных методических актов;

Повышение квалификации работников службы ДОУ и архива;

Проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

Состав службы ДОУ в организации должен состоять из профессиональных работников, знающих специфику данного направления деятельности и умеющих оперативно выполнять свои функциональные обязанности, не «раздувая» бюрократию.

Документы, регламентирующие ДОУ в организации, должны разрабатываться на основе законов Российской Федерации, нормативных правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и архивного дела с учетом специфики деятельности конкретного учреждения.

Организация ДОУ в организации возложена на службу ДОУ (управление делами, канцелярию, общий отдел, секретариат). Формирование и разработка внутренних нормативных и методических документов, регламентирующих все аспекты документационного обеспечения управления организации, относятся к компетенции именно этой службы.

Практика и существующие нормативные требования и методические рекомендации по реализации всех задач и функций по делопроизводственному обслуживанию в организации устанавливают необходимость создания следующих внутренних организационно-правовых документов:

Положение о службе ДОУ;

Инструкция по делопроизводству;

Табель унифицированных форм документов;

Альбом унифицированных форм документов;

Перечень документов, не подлежащих регистрации;

Положение (инструкция) о ведении делопроизводства по заявлениям и жалобам;

Перечень документов, составляющих служебную (коммерческую) тайну;

Перечень документов, подлежащих утверждению;

Перечень документов, заверяемых печатью организации;

Должностные инструкции;

Положение о постоянно действующей экспертной комиссии;

Сводная номенклатура дел организации.

Все вышеперечисленные документы необходимо разработать и утвердить в любой организации, не зависимо от формы собственности.

Должностные инструкции должны быть разработаны на каждого сотрудника службы ДОУ и должны отражать реально выполняемые функции и обязанности. Должностные функции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.

Одной из функций службы ДОУ является разработка Инструкции по делопроизводству организации, устанавливающей единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения и хранения документов. Инструкция утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников. Инструкция по делопроизводству должна разрабатываться на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы, Основных правил ведомственных архивов, Основных правил работы архивов организаций. Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Состав разделов инструкции по делопроизводству, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи в архив.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству должно быть отражено, что организация ДОУ, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на службу ДОУ организации, а ответственность за организацию ДОУ в структурных подразделениях возлагается на руководителей подразделений, для чего руководитель назначает ответственного за делопроизводство в подразделений, который и обеспечивает учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

Также службой ДОУ разрабатываются Табель и Альбом унифицированных форм документов организации - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также производить контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Для обеспечения правильного формирования и учета дел организации должна составляться номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Систематизация документов - одна из важнейших задач в ДОУ. В номенклатуру дел включат все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме печатных изданий.

Номенклатура дел организации состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям, отражает организационную структуру организации.

Кадровая служба АО «ИСС»

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ), выполняется специальной службой, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом, и зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для любой кадровой службы вне зависимости от ее размеров. Кроме того, на каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данной организации. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование которых также признается обязательным для сотрудников кадровой службы. Алимова Н.А. Большой справочник кадровика/ Н. А. Алимова. - М.: Дашков и К, 2010. - 534 с.

Нормативно-методическая база - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

1) законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2) указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

3) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;

4) государственные стандарты на документы;

5) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

6) унифицированные системы документации;

7) нормативно-правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством организаций и предприятий.

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории. http://www.telenir.net/delovaja_literatura/deloproizvodstvo_kompanii/p2.php

В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (в дальнейшем - ТК РФ). На основании статей ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы. Алимова Н.А. Большой справочник кадровика/ Н. А. Алимова. - М.: Дашков и К, 2010. - 534 с.

Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ - основной законодательный акт, основанный на общепризнанных принципах и нормах международного права и Конституции РФ, он регулирует отношения в трудовой сфере.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют, чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности);

Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

Разрешить трудовые споры. От качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года № 299 (далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу : заявление о приеме на работу; контракт о назначении на должность; приказ о приеме на работу; протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу : заявление о переводе на другую работу; представление о переводе на другую работу; приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы : заявление об увольнении; приказ об увольнении; протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков : график отпусков; заявление о предоставлении отпуска; приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений : представление о поощрении; приказ о поощрении; протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий : докладная записка о нарушении трудовой дисциплины; объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; приказ о наложении дисциплинарного взыскания; протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

1. Организационно-правовая документация:

Правила внутреннего трудового распорядка;

Штатное расписание;

Положение о структурном подразделении;

График отпусков;

Должностные инструкции.

2. Персональная документация:

Трудовая книжка;

Личное дело;

Личная карточка работника.

3. Договорная документация:

Коллективный договор (соглашение);

Трудовой договор.

4. Распорядительная документация (приказы по личному составу).

5. Учетная кадровая документация:

Учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;

Документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.

6. Информационно-справочная документация.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы. http://fimir.ru/about/articles/176

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления, всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

Плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

Первичной учетной (по учету труда и заработной платы);

Отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени и т.п.);

По социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам и т.п.);

Организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки и т.п.).

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы:

Личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.;

Личные карточки;

Трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры и т.д.

Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры, графики прохождения аттестации сотрудников, направления на трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.

Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

К учетным документам по кадрам (персоналу) относятся:

Личная карточка;

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

График отпусков;

Другие документы.

Личная карточка работника - основной документ системы учета личного состава, оформляется на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли данное место работы основным или работник принят по совместительству, принят он на постоянную, временную или сезонную работу. Она ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника в данной организации и закрывается только при увольнении.

В ОА «ИСС» сотрудник отдела по работе с персоналом заполняет личную карточку формы Т-2. Хранятся карточки формы Т-2 в отдельной запираемой комнате отдела по работе с персоналом.

Личные карточки формы Т-2 заполняются на сотрудников, принятых на работу, на основании приказа о приеме. Для этого используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

Кроме того, требуются такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы работник присутствовал при оформлении личной карточки (а не сам заполнял ее). Личная карточка формы Т-2 является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.

Личная карточка формы Т-2 сотрудника изготавливается в количестве 1 экземпляра. Хранится данный документ в течение 75 лет, отдельно от личных дел.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в АО «ИСС» ведет бухгалтерия. В ней регистрируются все операции получения и расходования бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в АО «ИСС» ведет сотрудник отдела по работе с персоналом. В данной книге регистрируют все трудовые книжки сотрудников, которые работают в Обществе. Стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша к ней оплачивается работником.

Бланки трудовых книжек выдаются ответственным за ведение трудовых книжек лицам только по заявкам. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (сотрудник кадровой службы), обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, которые получены за трудовые книжки. При этом подотчетное лицо должно приложить приходный ордер кассы организации.

Формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей приведены соответственно в Приложении № 2 и Приложении № 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Все страницы книги делятся на необходимые графы, нумеруются, регистрационная форма сшивается (прошнуровывается), заверяется подписью (начальника отдела кадров, заместителя руководителя предприятия по персоналу, руководителя предприятия) и скрепляется печатью. Книга учета движения трудовых книжек заверяется только подписью руководителя предприятия. Алимова Н.А. Большой справочник кадровика/ Н. А. Алимова. - М.: Дашков и К, 2010. - 534 с.

График отпусков - документ, определяющий очередность предоставления отпусков работникам.

В АО «ИСС» отпуска предоставляются в соответствии с графиками отпусков самостоятельных структурных подразделений Общества. График отпусков ежегодно утверждается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа Общества не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. В нем отражаются сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков работников на календарный год.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч.2 ст. 123 ТК РФ).

Для отражения сведений о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений применяется унифицированная форма № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков в самостоятельных структурных подразделениях Общества составляется с помощью программы АСУ ФЭЗ.

Согласно положению «Об отпусках работников АО «ИСС» в срок до 15 ноября каждого года готовые графики отпусков передаются самостоятельными структурными подразделениями в отдел по работе с персоналом в количестве двух экземпляров. График отпусков согласовывается начальником отдела по работе с персоналом не позднее 14 декабря каждого года, и первый экземпляр документа хранится в отделе по работе с персоналом. Второй экземпляр согласованного графика отпусков возвращается в самостоятельное структурное подразделение.

Если в графике отпусков запланирована конкретная календарная дата отпуска, то не позднее, чем за две недели до начала отпуска работодатель обязан известить об этом работника под подпись (ч.3 ст.123 ТК РФ). Если в графике отпусков не указана конкретная дата начала отпуска, то не позднее, чем за пятнадцать дней до его начала работник вправе написать заявление о предоставлении ему отпуска в установленном графиком отпусков месяце на имя непосредственного руководителя самостоятельного структурного подразделения с указанием конкретной даты начала отпуска.

В случае изменения (переноса) периода ежегодного оплачиваемого отпуска (отдельных его частей) по инициативе работника или в связи с производственной необходимостью, а также в случае отзыва работника из ежегодного оплачиваемого отпуска, указанные изменения подлежат внесению в утвержденный график отпусков.

Руководитель самостоятельного структурного подразделения несет дисциплинарную ответственность за своевременность и правильность составления графика отпусков, его соблюдение, а также за внесение в него соответствующих изменений в случаях.

К информационно-справочным документам в кадровой работе относятся:

Справки;

Докладные, служебные записки;

Объяснительные записки и др.

Эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата другому, либо для фиксации каких-либо сведений. На основе резолюции руководителя такие документы могут послужить основанием для принятия отдельных решений или подготовки распорядительных документов. Касьянова Г.Ю. - Настольная книга кадровика - 2-е изд., перераб. и доп. - М: АБАК, 2009.

Информационно-справочные документы в АО «ИСС» издают по вопросам, предусмотренным Уставом предприятия и положениями о его структурных подразделениях.

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты отличаются разнообразием по своему назначению и содержанию:

Сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

Обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

Выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

Передачи (документов);

Нарушения установленных правил;

Расследования аварий, несчастных случаев и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. http://www.edou.ru/enc/razdel23

Управление по работе с персоналом АО «ИСС» оформляет акты на бланке Общества с логотипом предприятия, которые содержат обязательные реквизиты:

Цех (отдел), составляющий акт;

Место составления;

Заголовок (содержание);

Подписи.

Обычно отделом по работе с персоналом с АО «ИСС» оставляются акты по вопросам связанным с дисциплиной, такие как:

Акт об отказе ознакомления с приказом;

Акт об отказе ознакомления с приказом и получения экземпляра акта;

Акт об отказе предоставить письменное объяснение по факту отсутствия на рабочем месте;

Акт о проведении служебного расследования по поводу утери документа режимного характера - служебного пропуска (пластиковой карты) для прохода на территорию Общества.

В справках описываются или подтверждаются различные факты и события. Обычно справки бывают двух видов:

· подтверждающие те или иные юридические факты и выдаваемые заинтересованным лицам.

Справки могут быть внутренними и внешними. Внутреннюю справку подписывает исполнитель, а справки, составляемые по запросам внешних организаций, подписывает руководитель предприятия.

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ администрация обязана выдать работнику по его просьбе справку о работе в данной организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы. Касьянова Г.Ю. - Настольная книга кадровика - 2-е изд., перераб. и доп. - М: АБАК, 2009.

Управление по работе с персоналом АО «ИСС» чаще всего выдает именно эти справки. Оформляется справка на листе формата А4.

Обязательные реквизиты справки:

Наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения);

Наименование вида документа;

Дата и регистрационный номер;

Место составления (для внешней справки);

Адресат;

Заголовок (содержание);

Подпись;

Докладная записка - документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. http://www.edou.ru/enc/razdel23

Служебная записка является разновидностью докладной записки.

Докладные и служебные записки АО «ИСС» печатают на установленных формах бланков с логотипом предприятия и реквизитами предприятия.

При оформлении записки на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруют в середине верхнего поля листа.

Текст докладной или служебной записки, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, разработки, отчета).

Объяснительные записки бывают двух видов:

В записках первого вида поясняют содержание отдельных положений основного документа;

В записках второго вида работники предприятия пишут о причинах своих поступков или комментируют какие-либо события.

Объяснительные записки оформляются аналогично докладным запискам (только не содержат выводов и предложений) и подписываются составителем с указанием должности и расшифровки подписи. Касьянова Г.Ю. - Настольная книга кадровика - 2-е изд., перераб. и доп. - М: АБАК, 2009.

Так как АО «ИСС» является режимным предприятием, где применяется система автоматизированного учета рабочего времени, то наиболее частой причиной, по которой управлением по работе с персоналом АО «ИСС пишется докладная записка - совершение дисциплинарного проступка.

Определенных правил по написанию объяснительной записки не существует, работник может писать ее от руки или напечатать на компьютере в произвольной форме. Он должен указать факт, послуживший поводом для написания докладной записки и причины, которые смогли бы объяснить данную ситуацию.

Управление по работе с персоналом АО «ИСС» играет важную роль на предприятии, т.к. ему приходится создавать огромное количество различных документов, которые необходимы для организации работы Общества.

Таким образом, можно сделать вывод, что вся документация, которую разрабатывает и использует служба кадров, стоит назвать нормативно-методическим обеспечением системы управления персоналом.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).

На основе типовых документов с учетом особенностей организации работники службы управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего пользования. Так, важным организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка, которые регулируют трудовой распорядок в организации. В соответствии с Трудовым кодексом РФ трудящийся обязан выполнять возложенную на него работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку.

Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела).

Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на срок от одного до трех лет.

Порядок и условия заключения коллективного договора определяются Законом РФ «О коллективных договорах и соглашениях» от 11.03.92 № 2490-1 в редакции Федерального закона от 24.12.95 № 176-ФЗ. Ч. II Редакция Москва Законы и Кодексы Российской Федерации 2011-2014, ТК РФ, Глава 7 Ст. 49, Ст. 50, Ст. 51.

К документам организационно-методического и методического характера относятся регламентирующие выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят: положение по формированию кадрового резерва в организации; положение по организации адаптации работников; рекомендации по организации подбора и отбора персонала; положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; положение по оплате труда; инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др. Разработку этих документов осуществляют работники соответствующих звеньев системы управления персоналом.

Для разработки этих и других документов, а также для выполнения ряда функций по управлению персоналом используется такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Минтруда РФ в 1998 г. (в новой редакции от 2007 г.). Призванный регламентировать организацию труда этих категорий работников, обеспечивать рациональный подбор, расстановку и использование кадров, устанавливать оплату труда работникам в зависимости от уровня их квалификации. Справочник включает квалификационные характеристики должностей, каждая из которых имеет следующие разделы:

Должностные обязанности;

Должен знать;

Требования к квалификации.

Для характеристики рабочих должностей, тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, составления программ подготовки и повышения квалификации рабочим используется такой нормативный документ, как Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС). Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих даются по разрядам и состоят из разделов:

- «Характеристика работ» - перечень трудовых навыков, которыми должен обладать рабочий для получения соответствующего выполняемой работе разряда;

- «Должен уметь» - минимум специальных знаний и навыков, требующихся для работы по данному разряду;

- «Примеры работы» - перечень наиболее типичных для данной профессии и данного тарифного разряда работ Кибанов А.Я. - Управление персоналом организации. Учебник. - 4-е изд. - М: ИНФРА-М, 2010..

Вывод: таким образом, ДОУ находится под регулированием законодательных нормативных актов, устанавливающих общие требования к документированию деятельности организации, а также работе с этими документами, корректности их ведения и заполнения. Учитывая ведение личного дела каждого сотрудника с внесением отметок в личное дело и трудовую книжку.

Составление Приказов и распорядительных документов строго в соответствии со стандартизированными формами (например, формы Т и др.) и положениями делопроизводства и кадрового управления, оговоренными в законодательстве и учитывая внутреннюю распорядительную документацию предприятия.

АО «ИСС» является режимным предприятием, где применяется система автоматизированного учета рабочего времени, с учетом принципов систематизации кадровой документации по основным кадровым процедурам.

Ведение……………………………………………………………………………

ГЛАВАІ. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав……………………………………………………………………………...

1.1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи ……………………………

1.2. Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих орга­низацию документационного обеспечения управления предприятия……

1.3. Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется……………

1.4. Организационная структура и численный состав службы………………..

1.5. Квалификационный состав………………………………………………..

ГЛАВА ІІ. Организационно – распорядительная документация службы ДОУ………………………………………………………………………………

2.1.Штатное расписание предприятия…………………………………………

2.2. Положение о службе ДОУ. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)……………………………………...

2.3. Инструкция по документационному обеспечению управления…………

2.4. Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ…….

2.5. Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ……

2.6. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ…………………………...

2.7. Документы планирования и отчетности службы ДОУ…………………..

2.8. Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ……….

2.9. Должностные инструкции персонала службы ДОУ……………………..

Заключение ……………………………………………………………………...

Список использованной литературы…………………………………………...

Приложение………………………………………………………………………

Введение

Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса.

По под­счетам специалистов, на составление документов и работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени управленческого персонала. Современный бизнес- это в значительной степени непрерывный про­цесс составления и перемещения документов. Заключаются и расторга­ются сделки, происходит купля-продажа ценных бумаг, недвижимости и иных активов предприятия, оформляются взаимоотношения работодате­лей и персонала, происходит передача информации между предпри­ятиями и гражданами - за всем этим стоят документы.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От то­го, насколько правильно составлены и оформлены документы, органи­зована работа с ними, во многом зависит своевременность и правиль­ность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

Тема моей курсовой работы: организация службы ДОУ в условиях функционирования современного предприятия.

Цель – рассмотрение всех аспектов в организации службы ДОУ.

ГЛАВАІ. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав

1.1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи

«В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управле­ния (далее - службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руково­дителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников».

Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершен­ствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При этом основными задачами службы ДОУ яв­ляются:

1.2. Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих орга­низацию документационного обеспечения управления предприятия

Конституция Российской Федерации.

Гражданский кодекс Российской Федерации (части I и II).

Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах мест­ного самоуправления вРоссийской Федерации» (с последующими измене­ниями).

Федеральный закон РФ от 25.01.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации».

Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Госу­дарственном гербе Российской Федерации».

Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи».

Федеральный закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регули­ровании».

Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. № 1807-1 «О языках наро­дов Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 24.07.1998 г. № 126-ФЗ).

Основные требования к концепции и разработке проектов федеральных законов (утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.08.2001 г. № 576).

Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Феде­рации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Пра­вительства Российской Федерации».

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов ис­полнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Поста­новлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009 (с последующими изменениями)).

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р «О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах испол­нительной власти и усилении исполнительской дисциплины».

ГОСГ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде­ления» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).

ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифициро­ванная система организационно-распорядительной документации. Требо­вания к оформлению документации» (утвержден Постановлением Госстан­дарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. №33).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполни­тельной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68).

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 -93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299).

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятель­ности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000г.).

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением кол­легии Росархива от 06.02.2002 г.).

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управлен­ческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).

1.3. Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется:

Положением о службе ДОУ;

Положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в со­ставе службы ДОУ);

Инструкцией по ДОУ;

Инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;

Инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;

Нормами времени на выполнение работ по ДОУ;

Документами планирования и отчетности;

Должностными инструкциями персонала службы.

В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы -

частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ.

1.4. Организационная структура и численный состав службы

Организационная структура и численный состав службы ДОУ определя­тся в соответствии со штатным расписанием.

Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:

«На государственных предприятиях (объединениях) - от­дел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются:

а) подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств;

б) рассмотрению писем (жалоб);

в) секретариат;

г) экспедиция;

д) машинописное бюро;

е) копировально-множительное бюро;

В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется ру­ководством организации. В совместных предприятиях (организациях) - правле­нием. В акционерных обществах - учредительной конференцией. В кооперати­вах - состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управлениях об­щественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются:

а) секретариат;

б)канцелярия;

в) группа контроля;

г) протокольная группа;

д) группа совершенствования работы с документами;

е) группа писем (жалоб);

ж) машинописное бюро;

з) копировально-множительное бюро;

В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управ­ления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секре­тарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо».

Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений предписывается возлагать на управления делами (рис. 1), в составе которых находятся:

Секретариат, включающий приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро;

Инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учрежде­ния), включающая канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистра­ции документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множи-тельное бюро, телетайпную;

Отдел писем (жалоб), то есть отдел по работе с обращениями, поступающи­ми в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);

Отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводствен­ных процессов;

Центральный архив (архив).

Рис.1. Примерная организационная структура управления делами

Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации го­сударственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструк­торских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) (рис. 2), в составе кото­рых находятся:

Группа (отдел) учета и регистрации;

Группа (отдел) контроля;

Группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения тех­нических средств (средств автоматизации и механизации);

Группа (отдел) рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприя­тия (организации);

Секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально -множительное бюро; архив.

Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации не­государственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концер­нов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др., предпи­сывается возлагать на службы ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организа­ции) (рис. 3).

Рис.2 Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) негосударственного предприятия

Рис.3 Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации)

Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации ор­ганов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций предписывается возлагать на обилие отделы(рис. 4), в составе кото­рых находятся:

Секретариат;

Канцелярия (группа делопроизводства);

Группа контроля;

Протокольная группа;

Группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);

Группа рассмотрения писем (жалоб);

Машинописное бюро;

Копировально-множительное бюро;

архив.

Рис. 4. Примерная организационная структура общего отдела

Определение численного состава службы ДОУ - по структурным подразделе­ниям и в целом - рекомендуется производить на основе соответствующих расче­тов. Выполнение таких расчетов следует производить на основе данных о норма­тивных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий), а также исходя из реальных потребностей предприятия в документированной ин­формации, учитывающих:

Объем документооборота;

Основные виды управленческих документов;

Периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятель­ности предприятия и т. п.).Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ.

Пример расчета представлен в табл. 1. (См. Приложение)

1.5. Квалификационный состав

Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у сотрудников соответствующей квалификации. Квалификационные требования к основным категориям сотрудников службы ДОУ представлены в приложении 2 к настоящему пособию.

Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определя­ющих квалификационный и численный состав службы ДОУ (важнейшим из нихявляется штатное расписание, см. далее). Примерный квалификационный и чис­ленный состав службы ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек представлен в табл. 2.(См. Приложение)

ГЛАВА ІІ. Организационно – распорядительная документация службы ДОУ

2.1.Штатное расписание предприятия

Штатное расписание - это организационный документ, устанавливающий коли­чественный и качественный состав работников предприятия (организации, уч­реждения) в целом и по каждому из его структурных подразделений. Штатное расписание службы ДОУ составляется по установленной форме.

Указанная форма - форма № Т-3 «Штатное расписание» (см. шаблон формы на прилагаемом к книге компакт-диске) - предназначена для документального оформления структуры, штатного состава и штатной численности и ежегодно ут­верждается по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия. Из­менения в штатное расписание, в том числе и обусловленные формированием на предприятии новых структурных подразделений (например, службы ДОУ), вно­сятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченным им лицом. Образец такого приказа представлен на компакт-диске.

Общий порядок подготовки штатного расписания определен «Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету тру­да и его оплаты».

«Штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом пред­приятия (как правило, уполномоченным сотрудником отдела кадров), подписы­вается разработчиком и утверждается руководителем предприятия. В штатном расписании указываются:

Наименование предприятия;

Его код по ОКПО;

Дата введения в действие штатного расписания;

Дата и номер документа;

Дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное распи­сание;

Численность штата в единицах;

Размер фонда заработной платы (в рублях);

Наименование структурного подразделения;

Наименование профессии (должности) работника;

Количество штатных единиц;

Размер месячного фонда заработной платы по каждой должности (профессии)».

2.2. Положение о службе ДОУ. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)

При подготовке текста положения о службе ДОУ представляется целесообраз­ным использовать в качестве основы примерное положение о службе ДОУ, пред­ставленное в приложении 12 к ГСДОУ. Текст положения о службе ДОУ приво­дится в приложении 3 к настоящему пособию.

Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)

При подготовке текста положения о структурном подразделении в составе службы ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы соответству­ющие примерные положения. В частности, примерное положение об архивном от­деле, функционирующем на правах структурного подразделения в составе служ­бы ДОУ, размещенное в приложении 4 к настоящему пособию. (Примерное положение об архиве предприятия (организации, учреждения), функциони­рующего в качестве самостоятельного структурного подразделения (вне состава службы ДОУ) утверждено Постановлением Росархива от 18.08.1992 г. № 176.)

2.3. Инструкция по документационному обеспечению управления

При подготовке текста инструкции по документационному обеспечению управ­ления также рекомендуется использовать в качестве основы соответствующие типовые документы, - например, Инструкцию по делопроизводству в федераль­ных органах исполнительной власти.

(Утверждена, Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68.)

При этом должны быть в необходимой мере приняты во внимание соответству­ющие положения других документов, регламентирующих те или иные направле­ния ДОУ. Помимо ГСДОУ, это, в частности, ГОСТ Р6.30-2003. На их основе со­ставляется текст инструкции по документационному обеспечению управления предприятия (организации, учреждения).

2.4. Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ

Инструкция по виду деятельности - нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (порядок применения положений иных нормативно-правовых актов для осуществления такой деятельности) должностными лицами (структурными подразделениями) предприятий (орга­низаций, учреждений). Общий порядок и правила оформления инструкции по виду деятельности определены параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопро­изводству.

Инструкция по виду деятельности подписывается начальником соответству­ющего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия. Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительно­го документа об их утверждении.

Инструкция по виду деятельности должна оформляться на общем бланке пред­приятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Ме­тодических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентиру­емой соответствующей инструкцией.

Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.

2.5. Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ

Инструкция по организации рабочих мест - нормативный документ, в котором излагается порядок организации рабочих мест персонала структурного подразде­ления предприятия (персонала определенной квалификационной или професси­онально-должностной категории). При подготовке подобных инструкций следует руководствоваться вышеизложенными требованиями, регламентирующими по­рядок подготовки инструкций, а также положениями документов, устанавлива­ющими конкретные требования к организации рабочих мест в той или иной обла­сти деятельности.

Инструкция подписывается начальником соответствующего структурного под­разделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководите­лем предприятия.

Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об его утверждении.

Инструкция должна оформляться на общем бланке предприятия. Текст доку­мента должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомен­даций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответству­ющей инструкцией.

Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабски­ми цифрами.

2.6. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ

Нормирование времени на выполнение работ по ДОУ, как правило, осуществля­ется на основе соответствующих документов - нормативов времени и норм вре­мени, разработанных органами по нормированию временных затрат на выполне­ние тех или иных видов работ. Так, в целях надлежащего нормирования времени на выполнение работ по ДОУ на предприятиях (в организациях, учреждениях) применяются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994 г. № 72, а в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти - нор­мы времени на работы по документационному обеспечению, утвержденные По­становлением Минтруда и социального развития от 26.03.2002 г. № 23. На основе нормативов (норм) времени:

Определяется и обосновывается численность работников служб ДОУ;

Устанавливаются должностные обязанности работников;

Распределяются работы между работниками (категории «технический ис­полнитель»).

В необходимых случаях на основе указанных документов предприятиями (орга­низациями, учреждениями) разрабатываются уточненные нормы времени. В та­ких нормах, как правило, фиксируются:

Временные затраты на выполнение отдельных видов работ, не предусмот­ренных укрупненными нормативами (нормами);

Временные затраты на выполнение отдельных видов работ - в случае, если в связи со спецификой ДОУ в условиях конкретного предприятия (орга­низации, учреждения) фактические временные затраты на их выполнение существенно отличаются от установленных укрупненными нормативами (нормами).

«Расчет уточненных норм, как правило, производится методом технического нормирования, основанного на фиксации (хронометрировании с последующей записью) затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. При этом должны, кроме того, приниматься во внимание затраты времени на орга­низационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные потребно­сти работников.

Значения норм времени устанавливаются в часах (долях часа) на единицу из­мерения каждого конкретного вида работы - например, лист, коробка, папка,дело.

Нормы времени на выполнение наиболее распространенных операций по ДОУ представлены в приложении 5 к настоящему пособию».

2.7. Документы планирования и отчетности службы ДОУ

«Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов - планов, отчетов - является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия. В общем слу­чае план работы - это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководи­мое им структурное подразделение, предприятие), сроки, места и ответственных за их проведение в пределах определенного периода времени (в течение дня, не­дели, месяца, квартала и т. д.)».

Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на пред­стоящий календарный год являются:

Показатели финансового и экономического развития предприятия на пла­нируемый период;

Основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший период;

Цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих раз­делов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития предприятия и т. п.).

На основе показателей плана работы службы ДОУ уточняются и утверждаются в окончательном виде планы работы структурных подразделений службы ДОУ.

Индивидуальное планирование работы сотрудниками службы ДОУ осуще­ствляется на основе планов соответствующих структурных подразделений и с учетом указаний своих непосредственных начальников. Основным документом планирования индивидуальной работы сотрудника является личный план ра­боты.

Отчет - это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических дан­ных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятель­ности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установлен­ном положениями соответствующих нормативно-методических и организацион­но-распорядительных документов, а также указаниями руководителя предприя­тия.

Формы планирующих и отчетных документов по вопросам деятельности служ­бы ДОУ утверждаются руководителем предприятия на основании соответству­ющего представления руководителя службы ДОУ. Пример плана работы на­чальника службы ДОУ представлен на компакт-диске, а пример отчета о работе с письменными обращениями граждан - в приложении 6 к настоящему посо­бию.

2.8. Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ

Особую группу в составе организационно-распорядительной документации служ­бы ДОУ образуют документы по совершенствованию ее деятельности. Совершен­ствование деятельности службы ДОУ предполагает планомерное осуществление комплекса мероприятий, направленных на достижение более высоких показателей функционирования всех структурных подразделений (участков работы) в составе службы ДОУ и службы в целом. Содержаний мероприятий определяется в зависи­мости от того, на каком направлении концентрируются управленческие усилия руководства службы ДОУ. Однако на практике проведение подобных мероприя­тий чаще всего связано с внедрением в повседневную деятельность службы новых нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов по тем или иным вопросам документационного обеспечения управления.

Как отмечалось, осуществление комплекса мероприятий по совершенствова­нию деятельности службы ДОУ должно носить планомерный характер. С этой целью руководство службы разрабатывает проект плана (при необходимости - во взаимодействии с другими должностными лицами (структурными подразде­лениями) предприятия). Такой план может предусматривать проведение мероп­риятий, касающихся:

Разработки новых (уточнения действующих) нормативно-методических (орга­низационно-распорядительных) документов предприятия по вопросам ДОУ;

Изменения существующего документооборота предприятия с учетом новых требований к его организации;

Обучения персонала службы ДОУ и, если требуется, других должностных лиц предприятия, допущенных к работе с управленческой документацией;

Обеспечения соответствующей документацией структурных подразделений предприятия.

Реализация мероприятий, предусмотренных планом, отражается в акте. Шаблоны плана мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ предприя­тия и соответствующего акта представлены на прилагаемом к книге компакт-диске.

2.9. Должностные инструкции персонала службы ДОУ

«Должностная инструкция - нормативный документ, регламентирующий деятель­ность конкретного должностного лица (категории сотрудников - руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учрежде­ния) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов. Общий порядок и правила оформления дол­жностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству».

Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработ­ку и утверждаться руководителем предприятия - в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к текстудолжностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: «Инст­рукция главному метрологу».

Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст инструкции мо­жет делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производит­ся арабскими цифрами.

Требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются соответствующими ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. Так, в соответствии с приложением 2 к приложению 12 ГСДОУ в разделе должностной инструкции «Общие положения» устанавливаются:

Задачи работника (например, для делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);

Порядок замещения должности, то есть, кем назначается и освобождается от должности данный работник;

Профессиональные требования и работнику (уровень образования, стаж ра­боты и др.);

Основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться ра­ботник в своей деятельности.

В разделе должностной инструкции «Функции работника» определяются:

Предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;

Перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д.).

В разделе должностной инструкции «Обязанности работника» указываются особенности деятельности:

Связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

Предполагающие обязательное использование определенных форм и мето­дов работы (например, периодический контроль над формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);

Требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

Касающиеся порядка исполнения поручений;

Затрагивающие этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллек­тиве.

В разделе должностной инструкции «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязаннос­тей. В разделе должностной инструкции «Взаимоотношения» указываются под­разделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.

В разделе должностной инструкции «Оценка работы» перечисляются крите­рии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т. д.

Заключение

Исследуя научный и практический материал по данной теме можно сделать следующие выводы:

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управле­ния (далее - службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руково­дителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

Основными задачами службы ДОУ яв­ляются:

Внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соот­ветствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

Осуществление методического руководства организацией работы с докумен­тами в структурных подразделениях предприятия;

Обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного по­рядка работы с документами;

Совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непос­редственно руководителю организации.

Список использованной литературы:

Нормативные акты

1. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной доку­ментации по учету труда и его оплаты».

2. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной докумен­тации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М: Изд-во стандартов, 1998.

4. ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Ме­тодические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИКДАД, 1998.

5. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной доку­ментации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата Рос­сии от 05.01.2004г. № 1.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. № 68). - М., 2001.

7. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ.

Учебная литература

8. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2002

9. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007

10. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2004

11. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на До­ну: Феникс, 2004

12. Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000

13. Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. - М.: ООО «ТК Велби», 2005

14. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных докумен­тов. - СПб.: Питер, 2004

15. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003

16. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА- М, 2003

17. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996

18. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2004

19. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии до-кументационного обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана, 2003

20. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. - Киев: Знання, 2000

21. Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю. Документирование управленче­ской деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонден­ция. - Ростов-на-Дону: МарТ ИЦ, 2002

22. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004

23. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер,2006

24. Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003

25. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство - СПб.: Питер, 2005

26. Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М.: Приор, 2005

Приложение

Таблица 1

Пример расчета для определения совокупных затрат времени (СЗВ)

по виду работ по ДОУ

Примечания.

СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 12 651 х Ку = 13 916 чел.-ч, где Ку - учетный коэффици­ент со значением 1,1.

Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляе­мых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв) составит: СЗВп: Фпв =13916: 2006 = 7 ед.

Таблица 2.

Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек

Введение

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) ее назначение, задачи, структура и состав

6 Задачи и функции службы ДОУ

Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления

Структура и численный состав службы документационного обеспечения управления

1 Структура службы ДОУ

3.2 Численный состав службы документационного обеспечения управления

Заключение

Приложения

документационный управление делопроизводство квалификационный

Введение

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой - структурным подразделением: управлением, департаментом, отделом, сектором, группой и т.д. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.

Основными задачами такой службы является постановка и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований. На службу документационного обеспечения управленияделопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением).

Это достигается разработкой соответствующего пакета организационных и нормативно-методических документов.

Вопросы, касающиеся организации службы ДОУ являются очень актуальными.

Целью курсовой работы является рассмотрение всех аспектов организации службы ДОУ на предприятии, выявление актуальных проблем, возникающих в ходе работы службы ДОУ, а также определение численного состава службы ДОУ.

Задачами курсовой работы в связи с указанной целью являются:

Изучить нормативно-правовую базу по организации службы;

Изучить регламентацию деятельности службы ДОУ;

Раскрыть особенности структуры и численный состав службы ДОУ.

Введение раскрывает актуальность, цель, задачи, раскрывает теоретическую и практическую значимость работы.

В первой главе рассматривается организация службы документационного обеспечения ее назначение, задачи.

Вторая глава посвящена регламентации деятельности службы ДОУ.

В третей главе на конкретных примерах показаны особенности определения структуры и численного состава службы ДОУ.

В заключении подводятся итоги, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме".

Анализ источников и литературы

1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) ее назначение, задачи, структура и состав

1 Форма организации делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства:

централизованная;

децентрализованная;

смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

2 Выбор наименования службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:

характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

объем документооборота организации;

наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

-структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);

-требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);

-существующие делопроизводственные традиции.

Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:

·в министерствах и ведомствах - управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

-секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

-инспекция при министре (руководителе ведомства);

-канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);

-отдел писем (жалоб);

-отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

-центральный архив;

·на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

-подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);

Секретариат;

Экспедиция;

Архив.2

Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств.

В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

3 Организационная структура службы ДОУ

На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.

На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами - это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2-3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

4 Определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ

При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ - эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

5 Квалификационный состав службы ДОУ

Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у сотрудников соответствующей квалификации. Квалификационные требования к основным категориям сотрудников службы ДОУ представлены в приложении 2 к настоящему пособию.

Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определяющих квалификационный и численный состав службы ДОУ (важнейшим из них является штатное расписание, см. далее). Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек представлен в Приложении 2.

1.6 Задача и функции службы ДОУ

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

-совершенствование форм и методов работы с документами;

-обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

-сокращение документооборота;

-унификация форм документов;

-разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

-внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

-осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

-регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

-ведение информационно-справочной работы по документам организации;

-машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

-копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

-разработка и проектирование бланков документов;

-подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

-подготовка к докладу руководству поступающих документов;

-организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

-регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

-организация хранения документов в структурных подразделениях;

-организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

-повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

-организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

-организация делопроизводства по обращениям граждан;

-разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

-контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

-контроль за сроками исполнения документов;

-осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

-организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

-обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

-обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

-разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

-проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

-проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Целью деятельности службы ДОУ является организация эффективного документационного обеспечения управления деятельностью предприятия. Соответственно основные задачи службы ДОУ заключаются:

в организации, внедрении, эксплуатации, совершенствовании интегрированной системы документационного обеспечения управления предприятия;

в оптимизации форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных технологий обработки документированной информации;

в надлежащем организационно- методическом руководстве по соблюдению установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия:

в действенном контроле за соблюдением установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия.

2. Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления

Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:

·положения о структурном подразделении;

·должностных инструкций;

·инструкции по делопроизводству.

Нормативная база для разработки положения о службе документационного обеспечения управления и должностных инструкций ее сотрудников весьма ограничена. В соответствии с этим в процессе создания положения о службе ДОУ можно воспользоваться Государственной системой документационного обеспечения управления.

Основным нормативным документом для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в котором содержатся квалификационные характеристики должностей.

Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела:

В разделе "Должностные обязанности" установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих. Эти функции переносятся во второй раздел должностной инструкции с таким же названием "Должностные обязанности".

В разделе "Должен знать" содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей. Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".

В разделе "Требования к квалификации" определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации "Об образовании". Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".

При разработке должных инструкций необходимо учитывать, что поскольку квалификационные характеристики, указанные в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, распространяются на работников организаций, предприятий, учреждений и организаций независимо от их отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности, в них представлены наиболее характерные для каждой должности работы. Поэтому при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников.

Для должностей сотрудников службы ДОУ в Справочнике приводятся следующие квалификационные характеристики. (Приложение 1).

Добавить к должности наименование "старший" можно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителей. Указание в наименовании "ведущий" устанавливается в том случае, когда на работника возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений деятельности организации или обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей.

1 Инструкция по документационному обеспечению управления

При подготовке текста инструкции по документационному обеспечению управления также рекомендуется использовать в качестве основы соответствующие типовые документы, - например, Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

(Утверждена, Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68.)

При этом должны быть в необходимой мере приняты во внимание соответствующие положения других документов, регламентирующих те или иные направления ДОУ. Помимо ГСДОУ, это, в частности, ГОСТ Р6.30-2003. На их основе составляется текст инструкции по документационному обеспечению управления предприятия (организации, учреждения).

2 Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ

Инструкция по виду деятельности - нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (порядок применения положений иных нормативно-правовых актов для осуществления такой деятельности) должностными лицами (структурными подразделениями) предприятий (организаций, учреждений). Общий порядок и правила оформления инструкции по виду деятельности определены параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству.

Инструкция по виду деятельности подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия. Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Инструкция по виду деятельности должна оформляться на общем бланке предприятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответствующей инструкцией.

Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.

3 Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ

Инструкция по организации рабочих мест - нормативный документ, в котором излагается порядок организации рабочих мест персонала структурного подразделения предприятия (персонала определенной квалификационной или профессионально-должностной категории). При подготовке подобных инструкций следует руководствоваться вышеизложенными требованиями, регламентирующими порядок подготовки инструкций, а также положениями документов, устанавливающими конкретные требования к организации рабочих мест в той или иной области деятельности.

Инструкция подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия.

Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об его утверждении.

Инструкция должна оформляться на общем бланке предприятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответствующей инструкцией.

Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабскими цифрами.

4 Документы планирования и отчетности службы ДОУ

Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов - планов, отчетов - является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия. В общем случае план работы - это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководимое им структурное подразделение, предприятие), сроки, места и ответственных за их проведение в пределах определенного периода времени (в течение дня, недели, месяца, квартала и т. д.)".

Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на предстоящий календарный год являются:

показатели финансового и экономического развития предприятия на планируемый период;

основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший период;

цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих разделов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития предприятия и т. п.).

На основе показателей плана работы службы ДОУ уточняются и утверждаются в окончательном виде планы работы структурных подразделений службы ДОУ.

Индивидуальное планирование работы сотрудниками службы ДОУ осуществляется на основе планов соответствующих структурных подразделений и с учетом указаний своих непосредственных начальников. Основным документом планирования индивидуальной работы сотрудника является личный план работы.

Отчет - это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установленном положениями соответствующих нормативно-методических и организационно-распорядительных документов, а также указаниями руководителя предприятия.

Формы планирующих и отчетных документов по вопросам деятельности службы ДОУ утверждаются руководителем предприятия на основании соответствующего представления руководителя службы ДОУ. Пример плана работы начальника службы ДОУ представлен на компакт-диске, а пример отчета о работе с письменными обращениями граждан - в приложении 6 к настоящему пособию.

5 Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ

Особую группу в составе организационно-распорядительной документации службы ДОУ образуют документы по совершенствованию ее деятельности. Совершенствование деятельности службы ДОУ предполагает планомерное осуществление комплекса мероприятий, направленных на достижение более высоких показателей функционирования всех структурных подразделений (участков работы) в составе службы ДОУ и службы в целом. Содержаний мероприятий определяется в зависимости от того, на каком направлении концентрируются управленческие усилия руководства службы ДОУ. Однако на практике проведение подобных мероприятий чаще всего связано с внедрением в повседневную деятельность службы новых нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов по тем или иным вопросам документационного обеспечения управления.

Как отмечалось, осуществление комплекса мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ должно носить планомерный характер. С этой целью руководство службы разрабатывает проект плана (при необходимости - во взаимодействии с другими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия). Такой план может предусматривать проведение мероприятий, касающихся:

разработки новых (уточнения действующих) нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов предприятия по вопросам ДОУ;

изменения существующего документооборота предприятия с учетом новых требований к его организации;

обучения персонала службы ДОУ и, если требуется, других должностных лиц предприятия, допущенных к работе с управленческой документацией;

обеспечения соответствующей документацией структурных подразделений предприятия.

Реализация мероприятий, предусмотренных планом, отражается в акте. Шаблоны плана мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ предприятия и соответствующего акта представлены на прилагаемом к книге компакт-диске.

6 Должностные инструкции персонала службы ДОУ

"Должностная инструкция нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников - руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учреждения) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов. Общий порядок и правила оформления должностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству".

Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработку и утверждаться руководителем предприятия - в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: "Инструкция главному метрологу".

Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются соответствующими ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. Так, в соответствии с приложением 2 к приложению 12 ГСДОУ в разделе должностной инструкции "Общие положения" устанавливаются:

задачи работника (например, для делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);

порядок замещения должности, то есть, кем назначается и освобождается от должности данный работник;

профессиональные требования и работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе должностной инструкции "Функции работника" определяются:

предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;

перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д.).

В разделе должностной инструкции "Обязанности работника" указываются особенности деятельности:

связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль над формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);

требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

касающиеся порядка исполнения поручений;

затрагивающие этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе должностной инструкции "Права работника" определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей. В разделе должностной инструкции "Взаимоотношения" указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.

В разделе должностной инструкции "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т. д.

3. Структура и численный состав службы документационного обеспечения управления

1 Структура службы ДОУ

Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления, ее должностного и численного состава.

Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

Секретариат;

-экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);

-подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;

-подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;

-подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;

-подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);

-отдел совершенствования делопроизводства;

-копировально-множительное бюро;

-протокольная группа;

-редакционная группа;

Приемная;

Архив.

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь.

Метод установления организационной структуры службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

Так согласно вышепредставленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения.

Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге "Эффективный документооборот: от традиционного к электронному" предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (представлено в таблице 1).

Таблица 1 Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота

Объем документооборота, тыс. документов в годОрганизационные формы службы ДОУменее 10обычно один-два секретаря руководителя организацииот 10 до 25служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников)от 25 до50создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.)от 50 до 100более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в том числе на основе автоматизациисвыше 100сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования автоматизированных систем

2 Численный состав службы документационного обеспечения управления

Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопроизводства прежде всего зависит от возложенных функций, объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

В период разработки в стране Единой государственной системы делопроизводства в конце 1960 - х годов НИИ труда предложил методику расчета численности делопроизводственного персонала исходя из объема документооборота и общей численности работников учреждений. Формула выглядела достаточно простой:

Численность = 0,00016 x D0.98 х Р 0.1

Простота расчета по данной формуле привела к ее многократному повторению в учебных и справочных пособиях по делопроизводству. Однако она была рассчитана на министерства и государственные комитеты и основывалась на существовавшей в те годы технологии машинописного оформления документов с многократными перепечатками текстов при подготовке документа и малой степени механизации управленческого труда. Расчет по этой формуле даст значительно завышенный количественный состав службы делопроизводства, не соответствующий новым технологиям и выросшей производительности труда в сфере управления. Сегодня эта формула интересна лишь для истории делопроизводства.

Более реален расчет численности делопроизводственного персонала, проводимы исходя из трудоемкости выполняемых видов работ по формуле, разработанной Центральным бюро нормативов по труду и приложенной во всех сборниках нормативов времени на делопроизводственные виды работ, в том числе и в последнем - "Нормативы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти", утвержденном Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23.

Методика расчета в них одинакова. Чтобы вычислить необходимую численность персонала отдельно определяется трудоемкость каждого вида нормируемых и ненормируемых работ. Для нормируемых видов работ нормативы времени уже рассчитаны и указаны в перечисленных сборниках. По каждому виду работ норматив времени определяется по формуле

Н вр = Н × К,

Где Н вр

К- коэффициент, учитывающий затраты на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, физкультурные паузы и личные потребности, % оперативного времени.

По результатам анализа карт, фотографий, и само фотографий рабочего времени К принимается равным 1.1

Затем определяется годовая трудоемкость нормируемых работ (Т) в часах с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:

Т н = Н вр × V i ,

Где Н вр - затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы, ч;

Vi - объем конкретного вида работы выполняемые за год.

Годовая трудоемкость ненормируемых работ в часах определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполняемых работ по формуле:

Т нн = Н ннj × V j,

Где Н ннj - трудоемкость ненормируемой работы конкретного вида,

V j - годовой объем ненормируемых видов работ.

Общую годовую трудоемкость как нормируемых, так и не нормируемых операций рассчитывают по формуле:

Т о = Т н + Т нн

Зная общую годовую трудоемкость работ, выполняемых службой делопроизводства, рассчитывают сколько надо работников для выполнения этой работы по формуле:

Где Ф n - полезный фонд рабочего времени работника за год.

Примеры, как провести расчет численности работников службы делопроизводства можно взять в тех же сборниках нормативов времени Центрального бюро нормативов по труду.

Примеры расчета численности работников делопроизводственной службы (традиционные технологии)

Расчет численности работников произведен исходя из плановой трудоемкости работ, выполняемой в течение года.

№ п/пВид выполняемой работы Номер нормативаЕдиница объема работы Объем работы за год Норматив времени на единицу объема работ, чел. -ч.Сумма затрат времени чел. - ч.1Составление и ведение номенклатуры дел организации3.1.1.2200 позиций2002302302Обработка полученных документов 3.1.2.110 документов144000,781123,23Обработка отправленных документов 3.1.2.210 документов106500,80852,04Контроль исполнения документов 3.1.310 документов1500,7010,513Передача дела в архив организации из структурного подразделения 3.1.5.710 дел1003,20 3,20Итого7377,4Тн -трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1,1 учитывающие затраты времени организационно- техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы и личные потребности) -8115.1чел.-ч.

Т нн - трудоемкость работ, непредусмотренных сборником - 114,2 чел.-ч. (определена экспертным путем).

Ф n - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч.,(принимается в среднем равным 1910 ч.).

Приведем еще один пример расчета численности работников службы делопроизводства, данный в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работу по документационному обеспечению управления:

Расчет численности работников службы ДОУ (канцелярии произведен исходя из фактической трудоемкости работ, выполненных в истекшем году.

Т н - трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К=1,1 учитывающие затраты времени на организационно- техническое обслуживание рабочего места, отдыха (включая физкультурные паузы и личные потребности) - 11698,5 чел.-ч.

Т нн - трудоемкость работы, не предусмотренных сборником- 98,8 чел. -ч. (определена экспертным путем).

Ф n - Полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч., (принимается в среднем равным 2006 ч.).

И, наконец, возьмем примеры, данные в последних нормативах времени 2002 г.

Расчет нормативной численности работников службы документации, обеспечивающих комплекс задач "Учет и регистрация документов"

Наименование работыЕдиница измерения Годовой объем работыНорма времени, ч..№ таблицыНормативная трудоемкость, ч.1.Ведение контрольной картотеки Одна РКК108600,151816292. Запись в книге учета отправляемых документовОдна запись60000,04402403. Опись входящих документовОдна опись 1200,234027,6 4. Заполнение реестраОдин реестр37330,1940709,275. Обработка телеграммаОдна телеграмма6500,113471,56. Рассылка документовОдин адресат60000,02321697. Регистрация получаемых документов коллегиального органа 2 л.48000,0316728. Регистрация внутренних приказов 2 л.1200,08164,89. Учет приказов коллегиального органа Один документ 1200,07158,410. Учет решений (постановлений) коллегиального органаОдин документ1201151211. Учет телеграмм коллегиального органаОдна телеграмма1500,05157,512. Учет сводок коллегиального органаОдна сводка 60 0,481528,813. Учет описи документов коллегиального органа Одна опись 4200,121550,414. Учет писем-извещений коллегиального органа Одно письмо12600,05156315. Учет постановлений коллегиального органа Один документ 1200,08159,6Итого:3002,87

Регистрационная карточка (РКК) - регистрационно-контрольная карточка, имеющая специально разработанную форму для записи и служащая для учета и контроля поступающих документов, объемом не более 1500 знаков.

Л - лист (л.) - единица измерения объема машинописного текста на листе бумаги, размером 210х297 мм (формат А4) напечатанного с одной стороны, на котором размещается 38 - 41 строка (2450 знаков) через 1.5 интервала с количеством 60 - 64 печатных знаков в строке (в автоматизированных условиях - 2 Кбайта).

Т н - затраты времени, рассчитанные по нормам времени- 3002,87 ч.

Ф n - норма рабочего времени на одного работника за год - условно принимается равной 2000 ч.

Т нн - 438,9 - затраты времени,не предусмотренные нормами, носящие разовый характер (определены экспертным путем);

Т об = 3002,87+ 438,9 = 3441,77 ч.

Пример расчета 2

Расчет численности основного персонала работников службы документации

Наименование работыЕдиница измеренияГодовой объем работыНорма времени, ч.№ таблицыНормативная трудоёмкость1.Автоматизированный учет объема документооборота учреждения 100 документов200000,153202.Автоматизированная регистрация поступающих документов10 документов250000,405410003. Автоматизированный учет количества поступающих документов 100 документов 65000,05523,254. Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов 10 документов50000,756350------10. Автоматизированный учет количества отправляемых внутренних документов100 документов150000,04516Итого:10545

Т н - затраты времени, рассчитанные по нормам времени, - 10545 ч.

Т нн - затраты времени, не предусмотренные нормами, носящие разовый характер, - 1096,8 ч. (определены экспертным путем);

Ф n - нормы рабочего времени одного работника за год, ч. - условно принимается равной 2000 ч.

Как видим из приведенных примеров методика рассчитана одинакова, но нормативы времени вы берете из того сборника, которым вы пользуетесь, а ненормируемые виды работ рассчитываете путем экспертных оценок сами.

Кроме работников, входящих непосредственно в штат службы делопроизводства, в каждом структурном подразделении может быть секретарь, ведущий делопроизводство в отделе. При отсутствии такого руководителя подразделения должен назначить одного из сотрудников отдела ответственным за ведение делопроизводства.

Таким образом, общая численность работников, занимающихся делопроизводственным обслуживанием в организации, будет складываться из штатной численности работников службы делопроизводства и всех работников других подразделений, на которых возложены делопроизводственные функции.

Заключение

Исследуя материал по теме курсовой работы можно сделать следующие выводы:

В соответствии с требованиями Государственной системы ДОУ документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

Основными задачами службы ДОУ являются:

внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;

обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Список использованных источников и литературы

Источники

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М: Изд-во стандартов, 1998.

ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИКДАД, 1998.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. № 68). - М., 2001.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г.

Литература

Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007

Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2004

Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. - М.: ООО "ТК Велби", 2005

Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2004

Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2004

Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии до-кументационного обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана, 2003

Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006.

Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер,2006

Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство - СПб.: Питер, 2005

Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М.: Приор, 2005

Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. - М.: МЦФЭР, 2004.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37. - Общие положения.

Приложение 1

Квалификационные характеристики должностей сотрудников службы документационного обеспечения управления

Категория сотрудника по характеру трудаНаименование должностиКвалификационная характеристика должностируководителизаведующий архивомдолжностные обязанности: · возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации; · обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов; · руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов; · оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов; · инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив; · контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством; · обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения; · руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли; · осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов; · организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива; · составляет установленную отчетность; · принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. должен знать: · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; · · порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; · · основы организации производства, труда и управления; · законодательство о труде; · · · среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.заведующий канцеляриейдолжностные обязанности: · организует работу канцелярии; · обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению; · осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением; · организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства (в том числе приказов и распоряжений руководства), по формированию дел и их сдаче на хранение; · разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение; · принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда; · осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов; · обеспечивает печатание и размножение служебных документов; · участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку; · руководит работниками канцелярии. должен знать: · · Единую государственную систему делопроизводства; · · структуру предприятия, учреждения, организации; · · схемы документооборота; · порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; · сроки и порядок сдачи дел в архив; · системы организации контроля за исполнением документов; · оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; · основы экономики, организации производства, труда и управления; · законодательство о труде; · правила внутреннего трудового распорядка; · правила и нормы охраны труда. требования к квалификации: · среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.заведующий копировально-множительным бюродолжностные обязанности: · обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ, в том числе микрофильмирование технической документации для всех структурных подразделений предприятия, учреждения, организации; · организует прием технической и служебной документации для копирования, размножения, учет поступления материалов от подразделений; · определяет расход материалов и выдачу готовой продукции заказчикам; · составляет графики выполнения копировальных и множительных работ; · распределяет работу между исполнителями в соответствии с их специальностью и квалификацией и инструктирует работников; · определяет потребность бюро в оборудовании, материалах и обеспечивает составление заявок на их получение; · осуществляет контроль за сроками и качеством выполнения копировальных и множительных работ, а также комплектностью сдаваемого заказчикам материала; · принимает участие в разработке инструкций, правил и других нормативных документов по технике выполнения копировальных и множительных работ; · принимает меры по совершенствованию организации труда работников бюро, внедрению передовых приемов и методов работы с целью снижения затрат, расхода материалов, улучшения использования оборудования и повышения производительности труда; · обеспечивает сохранность принятой в работу документации; · контролирует состояние рабочих мест, оборудования и его своевременный ремонт, соблюдение правил эксплуатации оборудования и охраны труда при выполнении копировальных и множительных работ; · изучает причины, вызывающие брак при выполнении копировальных и множительных работ, и принимает меры по их предупреждению. должен знать: · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся выполнения копировальных и множительных работ; · методы и средства выполнения копировальных и множительных работ; · конструкцию, принципы работы, правила монтажа и эксплуатации копировального и множительного оборудования; · виды материалов, используемых при копировальных и множительных работах, их свойства и технические характеристики; · стандарты, инструкции и другие руководящие документы по оформлению технической документации; · нормы и расценки на выполнение копировальных и множительных работ; · передовой отечественный и зарубежный опыт выполнения копировальных и множительных работ; · основы организации труда; · законодательство о труде; · правила внутреннего трудового распорядка; · правила и нормы охраны труда. требования к квалификации: · среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.заведующая машинописным бюродолжностные обязанности: · осуществляет руководство работой машинописного бюро; · принимает материал для печатания, распределяет его между машинистками, ведет учет выработки, сдает выполненную работу; · обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения машинописных работ, сохранность принимаемых документов и фонограмм; · обеспечивает машинисток необходимыми для работы техническими средствами и материалами; · следит за состоянием пишущих машинок, диктофонов и принимает меры по устранению их неисправностей; · в свободное от перечисленных обязанностей время выполняет машинописные работы. должен знать: · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства; · основные положения Единой государственной системы делопроизводства; · машинопись; · порядок учета машинописных работ; · правила орфографии и пунктуации; · порядок расположения материала при печатании различных документов; · стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; · правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов; · основы организации труда; · законодательство о труде; · правила внутреннего трудового распорядка; · правила и нормы охраны труда. требования к квалификации: · среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.заведующая экспедициейдолжностные обязанности: · осуществляет руководство работой экспедиции; · организует работу по приему, обработке, отправлению по назначению поступающих грузов, документов и корреспонденции, обеспечению их сохранности и своевременной доставки адресатам; · составляет инструкции по сопровождению грузов и документов, проходящих через экспедицию; · участвует в проверке сохранности упаковки (тары) и наличия вложений в соответствии с сопроводительными документами, в необходимых случаях - в составлении актов на обнаруженную недостачу или порчу; · принимает меры по обеспечению работников экспедиции средствами механизации труда, инвентарем, специальным оборудованием, следит за их правильной эксплуатацией и технически исправным состоянием; · осуществляет контроль за наличием необходимых видов транспорта, организацией правильной транспортировки, проведением погрузочно-разгрузочных работ, размещением и укладкой грузов, документов и корреспонденции, правильностью оформления приемо-сдаточной документации; · организует работу по ведению учета, составлению установленной отчетности, подготовке справок о соблюдении сроков доставки; · обеспечивает необходимый режим хранения и сохранность грузов, документов и корреспонденции при их транспортировке. должен знать: · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; · структуру предприятия, учреждения, организации; · приемы и методы обработки корреспонденции; · организацию делопроизводства; · организацию погрузочно-разгрузочных работ; · порядок приема и сдачи грузов; адреса основных поставщиков грузов, их складов; · формы документов на прием и отправку грузов и правила их оформления; · порядок составления требований на транспорт, особенности транспортировки, складирования и хранения экспедируемых материалов; · порядок регистрации отправителей и получателей грузов, документов и корреспонденции, организацию контроля за их доставкой; · установленную отчетность; · средства механизации труда; · специальное оборудование и инвентарь; · основы экономики, организации труда и управления; · законодательство о труде; · правила внутреннего трудового распорядка; · правила и нормы охраны труда. требования к квалификации: · начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и стаж работы в должности экспедитора не менее 1 года.специалистыдокументоведдолжностные обязанности: · разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа); · принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства; · подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления; · разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации; · организует внедрение систем ведения документации; · принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков; · участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов; · принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных; · изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения; · принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления. должен знать: · законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; ·

Ведение……………………………………………………………………………

ГЛАВАІ. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав……………………………………………………………………………...

1.1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи ……………………………

1.2. Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих орга-низацию документационного обеспечения управления предприятия……

1.3. Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется……………

1.4. Организационная структура и численный состав службы………………..

1.5. Квалификационный состав………………………………………………..

ГЛАВА ІІ. Организационно - распорядительная документация службы ДОУ………………………………………………………………………………

2.1.Штатное расписание предприятия…………………………………………

2.2. Положение о службе ДОУ. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)……………………………………...

2.3. Инструкция по документационному обеспечению управления…………

2.4. Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ…….

2.5. Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ……

2.6. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ…………………………...

2.7. Документы планирования и отчетности службы ДОУ…………………..

2.8. Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ……….

2.9. Должностные инструкции персонала службы ДОУ……………………..

Заключение ……………………………………………………………………...

Список использованной литературы…………………………………………...

Приложение………………………………………………………………………

ВВЕДЕНИЕ

Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса.

По под-счетам специалистов, на составление документов и работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени управленческого персонала. Современный бизнес- это в значительной степени непрерывный про-цесс составления и перемещения документов. Заключаются и расторга-ются сделки, происходит купля-продажа ценных бумаг, недвижимости и иных активов предприятия, оформляются взаимоотношения работодате-лей и персонала, происходит передача информации между предпри-ятиями и гражданами -- за всем этим стоят документы.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От то-го, насколько правильно составлены и оформлены документы, органи-зована работа с ними, во многом зависит своевременность и правиль-ность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

Тема моей курсовой работы: организация службы ДОУ в условиях функционирования современного предприятия.

Цель - рассмотрение всех аспектов в организации службы ДОУ.

ГЛАВАІ. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав

1.1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи

«В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой -- службой документационного обеспечения управле-ния (далее -- службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руково-дителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников».

Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершен-ствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При этом основными задачами службы ДОУ яв-ляются:

1.2 . Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих орга-низацию документационного обеспечения управления предприятия

* Конституция Российской Федерации.

* Гражданский кодекс Российской Федерации (части I и II).

* Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах мест-ного самоуправления в Российской Федерации» (с последующими измене-ниями).

* Федеральный закон РФ от 25.01.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации».

* Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Госу-дарственном гербе Российской Федерации».

* Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи».

* Федеральный закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регули-ровании».

* Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. № 1807-1 «О языках наро-дов Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 24.07.1998 г. № 126-ФЗ).

* Основные требования к концепции и разработке проектов федеральных законов (утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.08.2001 г. № 576).

* Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Феде-рации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Пра-вительства Российской Федерации».

* Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов ис-полнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Поста-новлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009 (с последующими изменениями)).

* Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р «О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах испол-нительной власти и усилении исполнительской дисциплины».

* ГОСГ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде-ления» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).

* ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифициро-ванная система организационно-распорядительной документации. Требо-вания к оформлению документации» (утвержден Постановлением Госстан-дарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).

* Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. №33).

* Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполни-тельной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68).

* Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

* Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 -93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299).

* Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятель-ности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000г.).

* Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением кол-легии Росархива от 06.02.2002 г.).

* Нормы времени на работы по документационному обеспечению управлен-ческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).

1.3 . Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется:

* положением о службе ДОУ;

* положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в со-ставе службы ДОУ);

* инструкцией по ДОУ;

* инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;

* инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;

* нормами времени на выполнение работ по ДОУ;

* документами планирования и отчетности;

* должностными инструкциями персонала службы.

В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы --

частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ.

1.4. Организационная структура и численный состав службы

Организационная структура и численный состав службы ДОУ определя-тся в соответствии со штатным расписанием.

Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:

«На государственных предприятиях (объединениях) -- от-дел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются:

а) подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств;

б) рассмотрению писем (жалоб);

в) секретариат;

г) экспедиция;

д) машинописное бюро;

е) копировально-множительное бюро;

В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется ру-ководством организации. В совместных предприятиях (организациях) -- правле-нием. В акционерных обществах -- учредительной конференцией. В кооперати-вах -- состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управлениях об-щественных организаций -- общий отдел. В состав общего отдела включаются:

а) секретариат;

б)канцелярия;

в) группа контроля;

г) протокольная группа;

д) группа совершенствования работы с документами;

е) группа писем (жалоб);

ж) машинописное бюро;

з) копировально-множительное бюро;

В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управ-ления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секре-тарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо».

Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений предписывается возлагать на управления делами (рис. 1), в составе которых находятся:

* секретариат, включающий приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро;

* инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учрежде-ния), включающая канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистра-ции документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множи-тельное бюро, телетайпную;

* отдел писем (жалоб), то есть отдел по работе с обращениями, поступающи-ми в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);

* отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводствен-ных процессов;

* центральный архив (архив).

Рис.1. Примерная делами

Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации го-сударственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструк-торских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) (рис. 2), в составе кото-рых находятся:

* группа (отдел) учета и регистрации;

* группа (отдел) контроля;

* группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения тех-нических средств (средств автоматизации и механизации);

* группа (отдел) рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприя-тия (организации);

* секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально -множительное бюро; архив.

Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации не-государственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концер-нов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др., предпи-сывается возлагать на службы ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организа-ции) (рис. 3).

Рис.2 Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) негосударственного предприятия

Рис.3 Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации)

Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации ор-ганов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций предписывается возлагать на обилие отделы (рис. 4), в составе кото-рых находятся:

* секретариат;

* канцелярия (группа делопроизводства);

* группа контроля;

* протокольная группа;

* группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);

* группа рассмотрения писем (жалоб);

* машинописное бюро;

* копировально-множительное бюро;

Рис. 4. Примерная организационная структура общего отдела

Определение численного состава службы ДОУ -- по структурным подразделе-ниям и в целом -- рекомендуется производить на основе соответствующих расче-тов. Выполнение таких расчетов следует производить на основе данных о норма-тивных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий), а также исходя из реальных потребностей предприятия в документированной ин-формации, учитывающих:

* объем документооборота;

* основные виды управленческих документов;

* периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятель-ности предприятия и т. п.).Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ.

Пример расчета представлен в табл. 1. (См. Приложение)

1.5. Квалификационный состав

Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у сотрудников соответствующей квалификации. Квалификационные требования к основным категориям сотрудников службы ДОУ представлены в приложении 2 к настоящему пособию.

Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определя-ющих квалификационный и численный состав службы ДОУ (важнейшим из них является штатное расписание, см. далее). Примерный квалификационный и чис-ленный состав службы ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек представлен в табл. 2.(См. Приложение)

ГЛАВА ІІ. Организационно - распорядительная документация службы ДОУ

2.1.Штатное расписание предприятия

Штатное расписание -- это организационный документ, устанавливающий коли-чественный и качественный состав работников предприятия (организации, уч-реждения) в целом и по каждому из его структурных подразделений. Штатное расписание службы ДОУ составляется по установленной форме.

Указанная форма -- форма № Т-3 «Штатное расписание» (см. шаблон формы на прилагаемом к книге компакт-диске) -- предназначена для документального оформления структуры, штатного состава и штатной численности и ежегодно ут-верждается по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия. Из-менения в штатное расписание, в том числе и обусловленные формированием на предприятии новых структурных подразделений (например, службы ДОУ), вно-сятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченным им лицом. Образец такого приказа представлен на компакт-диске.

Общий порядок подготовки штатного расписания определен «Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету тру-да и его оплаты».

«Штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом пред-приятия (как правило, уполномоченным сотрудником отдела кадров), подписы-вается разработчиком и утверждается руководителем предприятия. В штатном расписании указываются:

* наименование предприятия;

* его код по ОКПО;

* дата введения в действие штатного расписания;

* дата и номер документа;

* дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное распи-сание;

*численность штата в единицах;

* размер фонда заработной платы (в рублях);

* наименование структурного подразделения;

* наименование профессии (должности) работника;

* количество штатных единиц;

* размер месячного фонда заработной платы по каждой должности (профессии)».

2.2. Положение о службе ДОУ .

При подготовке текста положения о службе ДОУ представляется целесообраз-ным использовать в качестве основы примерное положение о службе ДОУ, пред-ставленное в приложении 12 к ГСДОУ. Текст положения о службе ДОУ приво-дится в приложении 3 к настоящему пособию.

Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)

При подготовке текста положения о структурном подразделении в составе службы ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы соответству-ющие примерные положения. В частности, примерное положение об архивном от-деле, функционирующем на правах структурного подразделения в составе служ-бы ДОУ, размещенное в приложении 4 к настоящему пособию. (Примерное положение об архиве предприятия (организации, учреждения), функциони-рующего в качестве самостоятельного структурного подразделения (вне состава службы ДОУ) утверждено Постановлением Росархива от 18.08.1992 г. № 176.)

2.3 . Инструкция по документационному обеспечению управления

При подготовке текста инструкции по документационному обеспечению управ-ления также рекомендуется использовать в качестве основы соответствующие типовые документы, -- например, Инструкцию по делопроизводству в федераль-ных органах исполнительной власти.

(Утверждена, Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68.)

При этом должны быть в необходимой мере приняты во внимание соответству-ющие положения других документов, регламентирующих те или иные направле-ния ДОУ. Помимо ГСДОУ, это, в частности, ГОСТ Р6.30-2003. На их основе со-ставляется текст инструкции по документационному обеспечению управления предприятия (организации, учреждения).

2.4 . Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ

Инструкция по виду деятельности -- нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (порядок применения положений иных нормативно-правовых актов для осуществления такой деятельности) должностными лицами (структурными подразделениями) предприятий (орга-низаций, учреждений). Общий порядок и правила оформления инструкции по виду деятельности определены параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопро-изводству.

Инструкция по виду деятельности подписывается начальником соответству-ющего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия. Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительно-го документа об их утверждении.

Инструкция по виду деятельности должна оформляться на общем бланке пред-приятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Ме-тодических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентиру-емой соответствующей инструкцией.

Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.

2.5 . Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ

Инструкция по организации рабочих мест -- нормативный документ, в котором излагается порядок организации рабочих мест персонала структурного подразде-ления предприятия (персонала определенной квалификационной или професси-онально-должностной категории). При подготовке подобных инструкций следует руководствоваться вышеизложенными требованиями, регламентирующими по-рядок подготовки инструкций, а также положениями документов, устанавлива-ющими конкретные требования к организации рабочих мест в той или иной обла-сти деятельности.

Инструкция подписывается начальником соответствующего структурного под-разделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководите-лем предприятия.

Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об его утверждении.

Инструкция должна оформляться на общем бланке предприятия. Текст доку-мента должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомен-даций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответству-ющей инструкцией.

Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабски-ми цифрами.

2.6 . Нормы времени на выполнение работ по ДОУ

Нормирование времени на выполнение работ по ДОУ, как правило, осуществля-ется на основе соответствующих документов -- нормативов времени и норм вре-мени, разработанных органами по нормированию временных затрат на выполне-ние тех или иных видов работ. Так, в целях надлежащего нормирования времени на выполнение работ по ДОУ на предприятиях (в организациях, учреждениях) применяются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994 г. № 72, а в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти -- нор-мы времени на работы по документационному обеспечению, утвержденные По-становлением Минтруда и социального развития от 26.03.2002 г. № 23. На основе нормативов (норм) времени:

* определяется и обосновывается численность работников служб ДОУ;

* устанавливаются должностные обязанности работников;

* распределяются работы между работниками (категории «технический ис-полнитель»).

В необходимых случаях на основе указанных документов предприятиями (орга-низациями, учреждениями) разрабатываются уточненные нормы времени. В та-ких нормах, как правило, фиксируются:

* временные затраты на выполнение отдельных видов работ, не предусмот-ренных укрупненными нормативами (нормами);

* временные затраты на выполнение отдельных видов работ -- в случае, если в связи со спецификой ДОУ в условиях конкретного предприятия (орга-низации, учреждения) фактические временные затраты на их выполнение существенно отличаются от установленных укрупненными нормативами (нормами).

«Расчет уточненных норм, как правило, производится методом технического нормирования, основанного на фиксации (хронометрировании с последующей записью) затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. При этом должны, кроме того, приниматься во внимание затраты времени на орга-низационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные потребно-сти работников.

Значения норм времени устанавливаются в часах (долях часа) на единицу из-мерения каждого конкретного вида работы -- например, лист, коробка, папка, дело.

Нормы времени на выполнение в наибольшей мерераспространенных операций по ДОУ представлены в приложении 5 к настоящему пособию».

2.7 . Документы планирования и отчетности службы ДОУ

«Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов -- планов, отчетов -- является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия. В общем слу-чае план работы -- это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководи-мое им структурное подразделение, предприятие), сроки, места и ответственных за их проведение в пределах определенного периода времени (в течение дня, не-дели, месяца, квартала и т. д.)».

Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на пред-стоящий календарный год являются:

* показатели финансового и экономического развития предприятия на пла-нируемый период;

* основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший период;

* цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих раз-делов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития предприятия и т. п.).

На основе показателей плана работы службы ДОУ уточняются и утверждаются в окончательном виде планы работы структурных подразделений службы ДОУ.

Индивидуальное планирование работы сотрудниками службы ДОУ осуще-ствляется на основе планов соответствующих структурных подразделений и с учетом указаний своих непосредственных начальников. Основным документом планирования индивидуальной работы сотрудника является личный план ра-боты.

Отчет -- это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических дан-ных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятель-ности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установлен-ном положениями соответствующих нормативно-методических и организацион-но-распорядительных документов, а также указаниями руководителя предприя-тия.

Формы планирующих и отчетных документов по вопросам деятельности служ-бы ДОУ утверждаются руководителем предприятия на основании соответству-ющего представления руководителя службы ДОУ. Пример плана работы на-чальника службы ДОУ представлен на компакт-диске, а пример отчета о работе с письменными обращениями граждан -- в приложении 6 к настоящему посо-бию.

2.8 . Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ

Особую группу в составе организационно-распорядительной документации служ-бы ДОУ образуют документы по совершенствованию ее деятельности. Совершен-ствование деятельности службы ДОУ предполагает планомерное осуществление комплекса мероприятий, направленных на достижение более высоких показателей функционирования всех структурных подразделений (участков работы) в составе службы ДОУ и службы в целом. Содержаний мероприятий определяется в зависи-мости от того, на каком направлении концентрируются управленческие усилия руководства службы ДОУ. При этом на практике проведение подобных мероприя-тий чаще всего связано с внедрением в повседневную деятельность службы новых нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов по тем или иным вопросам документационного обеспечения управления.

Как отмечалось, осуществление комплекса мероприятий по совершенствова-нию деятельности службы ДОУ должно носить планомерный характер. С этой целью руководство службы разрабатывает проект плана (при необходимости -- во взаимодействии с другими должностными лицами (структурными подразде-лениями) предприятия). Такой план может предусматривать проведение мероп-риятий, касающихся:

* разработки новых (уточнения действующих) нормативно-методических (орга-низационно-распорядительных) документов предприятия по вопросам ДОУ;

* изменения существующего документооборота предприятия с учетом новых требований к его организации;

* обучения персонала службы ДОУ и, если требуется, других должностных лиц предприятия, допущенных к работе с управленческой документацией;

* обеспечения соответствующей документацией структурных подразделений предприятия.

Реализация мероприятий, предусмотренных планом, отражается в акте. Шаблоны плана мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ предприя-тия и соответствующего акта представлены на прилагаемом к книге компакт-диске.

2.9 . Должностные инструкции персонала службы ДОУ

«Должностная инструкция -- нормативный документ, регламентирующий деятель-ность конкретного должностного лица (категории сотрудников -- руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учрежде-ния) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов. Общий порядок и правила оформления дол-жностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству».

Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработ-ку и утверждаться руководителем предприятия -- в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: «Инст-рукция главному метрологу».

Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст инструкции мо-жет делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производит-ся арабскими цифрами.

Требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются соответствующими ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. Так, в соответствии с приложением 2 к приложению 12 ГСДОУ в разделе должностной инструкции «Общие положения» устанавливаются:

* задачи работника (например, для делопроизводителя -- прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);

* порядок замещения должности, то есть, кем назначается и освобождается от должности данный работник;

* профессиональные требования и работнику (уровень образования, стаж ра-боты и др.);

* основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться ра-ботник в своей деятельности.

В разделе должностной инструкции «Функции работника» определяются:

* предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;

* перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д.).

В разделе должностной инструкции «Обязанности работника» указываются особенности деятельности:

* связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

* предполагающие обязательное использование определенных форм и мето-дов работы (например, периодический контроль над формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);

* требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

* касающиеся порядка исполнения поручений;

* затрагивающие этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллек-тиве.

В разделе должностной инструкции «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязаннос-тей. В разделе должностной инструкции «Взаимоотношения» указываются под-разделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.

В разделе должностной инструкции «Оценка работы» перечисляются крите-рии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т. д.

Заключение

Исследуя научный и практический материал по данной теме можно сделать следующие выводы:

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой -- службой документационного обеспечения управле-ния (далее -- службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руково-дителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

Основными задачами службы ДОУ яв-ляются:

* внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соот-ветствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

* осуществление методического руководства организацией работы с докумен-тами в структурных подразделениях предприятия;

* обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного по-рядка работы с документами;

* совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

Документационное обеспечение управления -- деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непос-редственно руководителю организации.

Список использованной литературы:

Нормативные акты

1. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной доку-ментации по учету труда и его оплаты».

2. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной докумен-тации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М: Изд-во стандартов, 1998.

4. ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Ме-тодические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИКДАД, 1998.

5. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной доку-ментации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата Рос-сии от 05.01.2004г. № 1.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. № 68). - М., 2001.

7. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ.

Учебная литература

8. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2002

9. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007

10. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2004

11. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на До-ну: Феникс, 2004

12. Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000

13. Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. - М.: ООО «ТК Велби», 2005

14. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных докумен-тов. - СПб.: Питер, 2004

15. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003

16. Колесник Е.Н. ВВЕДЕНИЕ в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА- М, 2003

17. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996

18. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2004

19. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии до-кументационного обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана, 2003

20. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. - Киев: Знання, 2000

21. Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю. Документирование управленче-ской деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонден-ция. - Ростов-на-Дону: МарТ ИЦ, 2002

22. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004

23. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер,2006

24. Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003

25. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство - СПб.: Питер, 2005

26. Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М.: Приор, 2005

Приложение

Таблица 1

Пример расчета для определения совокупных затрат времени (СЗВ)

по виду работ по ДОУ

Примечания.

СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 12 651 х Ку = 13 916 чел.-ч, где Ку -- учетный коэффици-ент со значением 1,1.

Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляе-мых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв) составит: СЗВп: Фпв =13916: 2006 = 7 ед.

Таблица 2.

Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек